Jedynym warunkiem uzyskania odprawy jest pozostawanie pracownika w chwili śmierci w stosunku pracy. Nie ma znaczenia, czy do dnia śmierci pracownik faktycznie wykonywał obowiązki czy też nie świadczył pracy, np. w związku z urlopem czy niezdolnością do pracy. Nie mają również znaczenia przyczyny oraz miejsce śmierci pracownika.

Staż pracy nie warunkuje wypłaty odprawy pośmiertnej ale jej wysokość jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy. I tak, wysokość odprawy wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat, trzymiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat i sześciomiesięczne wynagrodzenie - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Jeżeli pracownik był zatrudniony u kilku pracodawców to odprawa pośmiertna przysługuje od każdego z nich.

Odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej. Prawo małżonka zmarłego pracownika do odprawy pośmiertnej wynika z samego faktu pozostawania w związku małżeńskim i nie jest uzależnione od spełnienia przez niego dodatkowych warunków. Nie ma tu znaczenia czy małżonkowie mieli rozdzielność majątkową.

Co do pozostałych uprawnionych do odprawy członków rodziny to będą to dzieci własne, dzieci małżonka oraz dzieci przysposobione – do ukończenia przez nich 16. roku życia, a jeśli kontynuują naukę, to do jej ukończenia, nie dłużej jednak niż do 25. roku życia, lub bez ograniczeń wiekowych, jeśli dziecko jest całkowicie niezdolne do pracy. Uprawnione są także dzieci przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności oraz przyjęte na wychowanie i utrzymanie wnuki i rodzeństwo.

Pracodawca zobowiązany jest wypłacić jedną odprawę, która podlega podziałowi między osoby uprawnione. A zatem, to na pracodawcy spoczywa obowiązek określenia kręgu uprawnionych. Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli jednak po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy jej wartości.

Roszczenie o zapłatę odprawy nie jest uzależnione od ustalenia przez organ rentowy prawa do renty rodzinnej. Staje się ona wymagalna z datą śmierci pracownika.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest nie niższe niż odprawa wynikająca z przepisów. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.