Wnioskodawca, powołując się na raporty NIK, wskazuje na konieczność poprawy warunków przechowywania zbiorów archiwalnych, takich jak utrzymanie odpowiednich temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych. Dokumenty, w tym akta przechowywane w archiwach, są często narażone na zniszczenia związane z nieodpowiednią wentylacją, obecnością owadów i mikroorganizmów, które wpływają na ich degradację. Petycja domaga się podjęcia działań mających na celu poprawę warunków przechowywania dokumentów, w tym regularne monitorowanie jakości powietrza, obecności owadów i mikroorganizmów w archiwach.

Petycja zawiera szereg pytań o stan przechowywania dokumentacji w jednostkach publicznych, w tym:

• Ilość dokumentacji przechowywanej w archiwum.
• Procent zbiorów znajdujących się w pomieszczeniach zagrożonych zalaniem.
• Zakres monitoringu warunków przechowywania, w tym temperatura, wilgotność i obecność szkodników.
• Regularność przeprowadzania badań narażenia pracowników na szkodliwe czynniki biologiczne i mikrobiologiczne w miejscu pracy.

Wnioskodawcy apelują o przejrzystość i jawność w zarządzaniu zasobami archiwalnymi, a także o stosowanie standardów ochrony zasobów archiwalnych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym normami ISO oraz przepisami ochrony zdrowia i pracy.

Ponadto, petycja wzywa do podjęcia działań zapobiegawczych na poziomie administracyjnym, w tym do przeprowadzenia szkoleń i audytów dotyczących zagrożeń związanych z przechowywaniem materiałów archiwalnych. Wnioskodawcy podkreślają, że stan archiwów wpływa nie tylko na bezpieczeństwo dokumentów, ale także na zdrowie pracowników, którzy narażeni są na niebezpieczne warunki pracy.

Naczelnik Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Skierniewice, Arkadiusz Binek, udzielił odpowiedzi na petycję złożoną drogą elektroniczną. Petycja dotyczyła zapoznania się z protokołami Najwyższej Izby Kontroli (NIK) oraz zaplanowania działań zapobiegawczych w zakresie ochrony zasobów archiwalnych, zwłaszcza pod kątem obecności mikroorganizmów, zgodnie z wymaganiami określonymi w przepisach krajowych i unijnych.

W odpowiedzi naczelnik poinformował, że władze miasta zapoznały się z cytowanym protokołem NIK oraz w miarę dostępnych zasobów, po analizie rzeczywistych potrzeb, podejmą decyzję o zaplanowaniu działań zapobiegawczych. Dotyczyć one będą m.in. regularnego monitorowania stanu zasobów archiwalnych, aby zapewnić ich odpowiednią ochronę przed zniszczeniem oraz obecnością mikroorganizmów.